Büro-Jobs: Tätigkeiten, Voraussetzungen & offene Stellen

• Vielfältige Einstiegsmöglichkeiten: Für Büro-Jobs gibt es viele unterschiedliche Wege in den Beruf – mit einer kaufmännischen Schulausbildung Lehre, Quereinstieg oder Wiedereinstieg. Auch Büro-Jobs ohne abgeschlossene Ausbildung sind bei manchen Arbeitgeber_innen möglich.
• Breiter Tätigkeitsbereich: Büro-Jobs sind sehr vielfältig und umfassen organisatorische, administrative Aufgaben wie Ablage und Datenerfassung, aber auch kommunikative Tätigkeiten wie Kund_innenkontakt.
• Viele Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Durch Berufserfahrung, Weiterbildung oder Spezialisierungen erweitern Sie Ihre Qualifikationen und erhöhen Ihre Karrierechancen.

Jobs im Büro können so unterschiedlich sein wie auch der Wirtschaftsbereich, in dem Sie tätig sein möchten. Bei Bürojobs wird unterschieden zwischen: 

• Bürokaufmann-Jobs / Bürokauffrau-Jobs 
• Jobs als Bürohilfskraft
• Sekretariatsjobs
• Jobs als kaufmännische Assistenz

Bürokaufleute

Mitarbeiter_innen im Büro bzw. Bürokaufleute sind weitestgehend im Verwaltungs- und Organisationsbereich von Unternehmen tätig. In Großunternehmen werden Bürotätigkeiten häufig aufgeteilt, sodass Mitarbeitende jeweils für einen spezifischen Aufgabenbereich zuständig sind.

Zu diesen Aufgabenbereichen zählen unter anderem:

• das Sekretariat
• die Buchhaltung
• das Personalbüro
• der Einkauf
• oder aber auch die Lagerhaltung.

In Klein- und Mittelbetrieben sind Bürokaufleute meistens für mehrere der genannten oder sogar für alle Verwaltungsaufgaben zuständig!

Bürohilfskraft

Die Arbeit von Bürohilfskräften ist unter anderem eine Unterstützung für Bürokaufleute. Bürohilfskräfte verrichten also Assistenzarbeiten im Büro. Zu diesen Arbeiten gehören unter anderem:

• Ablagearbeiten,
• Schreibarbeiten mit Vorlage,
• Kopierarbeiten, Botengänge,
• das In-Empfang-Nehmen und Bewirten von Kund_innen,
• die Eingabe von Daten am Computer sowie
• das Zusammenstellen von Rechnungsbelegen.

Die Arbeit im Büro wird oft als Office-Management bezeichnet. Im Office-Management fallen zunehmend anspruchsvolle und verantwortungsvolle Aufgaben an. Daher suchen Unternehmen verstärkt nach qualifiziertem Büropersonal, das diese Tätigkeiten übernimmt.

Für eine erfolgreiche Tätigkeit im Büro sind sowohl fachliche als auch persönliche Kompetenzen gefragt. Zu den wichtigsten fachlichen Fähigkeiten gehören unter anderem: 

• Büro- und Verwaltungskenntnisse: Büromitarbeiter_innen sollten administrativen und organisatorischen Aufgaben effizient erledigen. Dazu gehören allgemeine Recherchetätigkeiten, die professionelle Telefonkommunikation, die Bearbeitung von Geschäftsfällen sowie die Durchführung allgemeiner Bürotätigkeiten.
• EDV-Anwendungskenntnisse: Die Erfassung, Pflege und Verwaltung von Daten sowie der routinierte Umgang mit gängigen Büroanwendungen, insbesondere E-Mail-Programmen und Microsoft Office, zählen zu den wichtigsten Anforderungen.
• Logistik- und Transportkenntnisse: Grundkenntnisse in der Lagerwirtschaft sowie Erfahrungen in der Transportabwicklung, beispielsweise beim Verpacken, Etikettieren und Versenden von Waren, sind in vielen Büroberufen von Vorteil.

Neben fachlichen Kompetenzen überzeugen Sie als Bürokauffrau oder Bürokaufmann mit folgenden persönlichen Kompetenzen: 

• Teamfähigkeit: konstruktive Zusammenarbeit mit Kolleg_innen und anderen Abteilungen
• Zuverlässigkeit: verantwortungsbewusstes, sorgfältiges und termingerechtes Arbeiten
• Professioneller Kund_innenkontakt: freundliches Auftreten und souveräner Umgang mit Anfragen und Beschwerden
• Organisationsfähigkeit: strukturierte Planung, Koordination und Priorisierung von Aufgaben
• Genauigkeit: präzises Arbeiten bei Dokumenten, Daten und administrativen Prozessen

Für den Einstieg in einen Büro-Job gibt es in Österreich verschiedene Wege: eine Lehre, eine schulische Ausbildung oder gezielte Weiterbildung nach abgeschlossener Ausbildung.

Lehre

Eine Lehre im kaufmännischen Bereich vermittelt die grundlegenden Büro- und Verwaltungstätigkeiten. Lehrlinge erlernen die typischen Aufgaben direkt im Ausbildungsbetrieb und schließen die Lehre mit einer Lehrabschlussprüfung ab.

Zu den typischen Lehrberufen gehören: 

• Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann
• Betriebsdienstleistung
• E-Commerce-Kauffrau bzw. E-Commerce-Kaufmann
• Finanz- und Rechnungswesen Assistenz
• Finanzdienstleistung
• Sportadministration
• Verwaltungsassistenz

Schulische Ausbildung

Neben der Lehre bieten in Österreich auch viele Schulen eine kaufmännische Ausbildung, um den Einstieg in Büro-Jobs zu ermöglichen. Dazu zählen insbesondere Handelsakademien (HAK), Handelsschulen (HAS) oder berufsbildende mittlere und höhere Schulen mit kaufmännischem Schwerpunkt (BMS und BHS). Die Ausbildung vermittelt u. a. Büroorganisation, Rechnungswesen, Wirtschaftskunde, Kommunikation und EDV-Grundlagen.

Weiterbildung

Für Personen mit einer facheinschlägigen Ausbildung gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung. Kurse für Büro-Jobs finden Sie unter anderem beim bfi und beim WIFI.

Typische Weiterbildungen für Büro-Tätigkeiten sind:

• Office-Management: Vertiefung in Organisation, Terminplanung, Ablage und interner Kommunikation
• Buchhaltung: Grundlagen oder Aufbauwissen zu Kontierung, Belegwesen und digitaler Buchführung
• Kund_innenkommunikation: professionelle Gesprächsführung, Beschwerdemanagement und serviceorientierte Kommunikation
• EDV-Weiterbildungen: Erweiterte Kenntnisse in MS Office, Datenbanken, digitaler Dokumentenverwaltung oder E-Mail-Management

Nicht jede Tätigkeit im Büro setzt eine abgeschlossene Ausbildung voraus. Für manche Aufgaben ist je nach Arbeitgeber_in auch ein Quereinstieg ins Büro möglich, vor allem, wenn erste Berufserfahrung, viel Eigeninitiative oder praktische EDV-Kenntnisse vorhanden sind.

Typische Einstiegsbereiche für Bürohilfskräfte ohne Ausbildung sind unter anderem:

• Ablage und Dokumentenverwaltung
• Datenerfassung und -pflege
• Telefonannahme und Weiterleitung
• einfache Assistenzarbeiten
• administrative Unterstützung im Tagesgeschäft

Wichtig: Die konkreten Anforderungen variieren je nach Unternehmen und Stelle. Für viele Büro-Jobs ohne Ausbildung ist erste Berufserfahrung – etwa aus einem anderen Bereich – von Vorteil und kann fehlende Qualifikationen ausgleichen.

Kurzausbildung als Einstiegshilfe

Wer den Quereinstieg in einen Büro-Job ohne abgeschlossene Ausbildung anstrebt, kann durch eine Kurzausbildung oder gezielte Qualifizierung die eigenen Chancen deutlich verbessern. Empfehlenswert sind beispielsweise:

• kaufmännische Kurse oder
• EDV-Kurse

Einen Überblick über weitere Tätigkeiten ohne formale Ausbildung bietet die AMS-Themenseite Jobs ohne Ausbildung.

Das Einstiegsgehalt von Bürogehilf_innen liegt zwischen € 1.910 und € 2.390 brutto im Monat. Das Einstiegsgehalt als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann beträgt zwischen € 2.190 und € 2.820 brutto im Monat. (Diese Angaben beziehen sich auf die Mindestgehälter in Kollektivverträgen 2025.)

Je nach Ausbildung, Berufserfahrung und Aufgabenbereich kann das tatsächliche Gehalt variieren.

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Sie möchten nicht Vollzeit, sondern Teilzeit im Büro arbeiten? Ob Teilzeit, Gleitzeit oder Homeoffice-Regelung, je nach Unternehmen und Stelle gibt es zunehmend flexible Arbeitsmodelle, die sich an unterschiedliche Lebenssituationen anpassen lassen.

Ein Job im Büro in Teilzeit eignet sich besonders für:

• Wiedereinsteiger_innen nach einer Berufsunterbrechung
• Studierende, die erste Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich sammeln möchten
• Personen mit Betreuungspflichten, etwa für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige

Die genauen Arbeitszeitmodelle variieren je nach Arbeitgeber_in. Manche Unternehmen bieten feste Teilzeitstellen an, andere ermöglichen flexible Stundenvereinbarungen oder eine individuelle Aufteilung der Arbeitszeit. Es lohnt sich daher, bei der Jobsuche gezielt nach Büro-Teilzeitstellen zu filtern oder im Bewerbungsgespräch offen nach flexiblen Arbeitszeiten zu fragen.

Erfahren Sie jetzt noch mehr über die verschiedenen Arbeitszeitmodelle. 

Bürokauffrau-Job bzw. Bürokaufmann-Job – AMS-Berufsinformationssystem
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Job als Bürohilfskraft – AMS-Berufsinformationssystem
Welche Aufgaben Bürohelfer-Jobs und Büroassistenzjobs umfassen und welche Anforderungen dafür gelten, finden Sie im Berufsinformationssystem des AMS.

KI-Tool Berufsinfomat – AMS
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Gehaltskompass – AMS
Informationen zu Einstiegsgehältern in den verschiedenen Regionen und Bereichen erhalten Sie im Gehaltskompass.